Co to jest Design Sprint? Kiedy warto zastosować tę metodykę?

Design Sprint to metodyka umożliwiająca szybkie i skuteczne rozwiązywanie problemów projektowych, wypracowana przez Google Ventures. Czerpie ona z design thinking, czyli twórczego projektowania rozwiązań dla problemów oraz produktów i usług, a także innych, praktycznych metod wykorzystywanych w biznesie. Co warto wiedzieć o design sprint? Z jakich etapów składa się ta metoda? Kiedy warto ją stosować, a kiedy okazuje się ona nieskuteczna?

Co to jest Design Sprint?

Design Sprint to składający się z pięciu etapów warsztat, wykorzystujący myślenie projektowe celem zmniejszenia ryzyka i negatywnych konsekwencji w trakcie wprowadzania nowego projektu/produktu na rynek. To nic innego jak warsztat tworzenia produktu, który zadowoli konsumentów w najwyższym stopniu i którego Klient w rzeczywistości potrzebuje. Bierze w nim udział nieliczny zespół projektowy realizujący wspólny cel.

W trakcie procesu wyznaczany jest moderator, który koordynuje poszczególne zadania i sprawdza, czy zostały wykonane przez zespół poprawnie. Zadaniem moderatora jest także wsparcie współpracowników, przeprowadzanie ich przez poszczególne etapy od tych ogólniejszych po bardziej szczegółowe, tak aby efekt przypominał pierwotny prototyp zakładany na początku pracy.

Najważniejsza przy wyborze moderatora jest pewność tego, że będzie on zachowywał obiektywizm sytuacji i wykorzysta swoje doświadczenie w torowaniu drogi, a jednocześnie zadba o podobne podejście wśród uczestników warsztatów. Dlatego dobrym pomysłem jest, aby moderator był osobą z zewnątrz, najlepiej niepowiązaną emocjonalnie z pozostałymi członkami zespołu.

Oprócz moderatora z zespołu wyłaniana jest osoba decydująca, której zadaniem jest ostateczne podjęcie decyzji w sprawach istotnych dla projektu. Jest to szczególnie istotna rola w sytuacjach w których brakuje zgodności w zespole co do końcowego kształtu projektu/produktu. Wówczas to decydujący podejmuje decyzję o tym jaki kierunek będzie najlepszy. Powinien to robić z uwzględnieniem wszelkich swoich doświadczeń i wiedzy związanej z organizacją. Dlatego dobrze jest, aby była to osoba, która uwzględni ciężar podjętej decyzji ze względu na skutki jakie będzie ona wywierać i ryzyko jakie ze sobą niesie. Często na osoby decydujące wybierani są dyrektorzy generalni.

Etapy Design Sprint

Zrozum (Understand)

W pierwszym etapie, definiowany jest wspólny cel, a uczestnicy dążą do zrozumienia pomysłu. Zespół projektowy rozważa wszelkie strategie i spogląda na projekt pod każdym kątem. Szybkie i konkretne rozmowy mogą pozwolić na uwzględnienie wielu aspektów. Eksperci zasilają dodatkowo zespół ważnymi danymi. Dzięki temu grupa uczy się jednolitego odbioru projektu oraz przygotowuje do realizacji dalszych etapów.

Szkicuj (Sketch)

Kiedy wiadomo już jaki problem grupa ma do rozwiązania, następuje szkicowanie poszczególnych pomysłów. Mogą być one przedstawiane wspólnie lub każdy członek zespołu może to robić indywidualnie. Każdy z uczestników ma szansę na stworzenie autorskiej koncepcji.

Decyduj (Decide)

W tym etapie grupa projektowa podejmuje decyzję, który projekt jest najlepszy. To on zostanie wprowadzony do dalszych prac nad prototypem a potem do testów. Zanim to nastąpi poszczególne prace omawiane są celem oceny, a także poddawane pytaniom i odpowiedziom. Niestety w wielu przypadkach grupa nie zgadza się co do kwestii, który projekt jest najlepszy i dlatego ostateczna decyzja należy do osoby decydującej.

Stwórz prototyp (Prototype)

Na tym etapie tworzona jest surowa wersja projektu. Nie jest to jednak obraz finalny, a wciąż jedynie koncepcja formalna. Ta forma powinna już jednak dać możliwość zwalidowania pomysłu. Najczęściej programiści lub graficy tworzą wirtualne makiety.

Testuj (Test)

Następnie projekt wprowadzany jest do obiegu. To na tym etapie należy zbierać opinie, komentarze oraz sugestie, aby dalsze prace nad produktem dały szansę jego ulepszenia.

Historia Design Sprint

Jeszcze na długo przed wprowadzeniem tej metodyki specjaliści starali się stworzyć sposób na szybkie oraz tanie prototypowanie idei i późniejsze wcielanie ich w życie. Jednym z twórców Design Sprint był Jake Knapp. Jake w 2000 roku pracował dla największej na świecie platformy technologicznej, czyli Google.

Praca w zespole, którego uczestnikami były mądre i otwarte umysły pozwoliła na stworzenie idei tego systemu. W trakcie pracy Knapp zauważył, iż cała uwaga skupiona jest na zyskach pracodawcy. Niestety takie podejście nie dawało możliwości eksperymentowania i tworzenia najlepszych wariantów produktów/usług na rynku. Aby zmienić tę sytuację Kanpp uznał, że musi stworzyć proces umożliwiający sprawne prototypowanie i wprowadzanie produktu na rynek. Pomysły należało realizować w ciągu kilku dni zamiast kilku miesięcy.

Przełomowym punktem w procesie tworzenia idei Design Sprint był weekend, który Knapp spędził ze swoimi przyjaciółmi. W jego trakcie wpadł na pomysł realizacji live chatu. Rozwiązanie to stosowane było na początku w dużych przedsiębiorstwach, jednak wraz z upływem czasu zostało wypuszczone na większy rynek. Dziś nazywa się Meet (wcześniej Hangouts). Kolejnym etapem Sprintu było wprowadzenie Gmaila. Dziś dynamika oraz filozofia takiego podejścia jest coraz bardziej powszechna i znana jest już nie tylko w Google, ale również w firmach na całym świecie.

Dlaczego warto stosować metodykę Design Sprint?

Wśród korzyści płynących z zastosowania Design Sprintu wymienić można przede wszystkim:

• oszczędność pieniędzy – wynajęcie programistów do budowania niesprawdzonych jeszcze funkcjonalności to olbrzymi wydatek, ale również i ryzyko, że zainwestowane pieniądze nie będą przynosić tak dużych korzyści w stosunku do nakładów jakie zostały poniesione. Przejście do kolejnej fazy związanej z budowaniem, następuje dopiero po dokładnym przemyśleniu projektu, kiedy jest on już odpowiednio udokumentowany;
• oszczędność czasu – weryfikacja naszej idei możliwa jest w zaledwie kilka dni, a wszystko to za sprawą prostego prototypowania;
• zaangażowanie całego zespołu – dzięki odpowiednio przepracowanemu procesowi znacząco wzrasta wśród osób poczucie przynależności do grupy;
• ład i porządek w grupie projektowej – sprawny moderator i proces, w którym przechodzimy etapy realizacji zgodnie z instrukcją pozwalają zapanować nad postępem prowadzonych prac;
• generowanie ciekawych wniosków – w sytuacji, gdy w zespole znajdą się osoby o różnych kompetencjach będziemy mieli do czynienia ze znacznie szerszym spojrzeniem na badany przez nas temat, będziemy mogli liczyć na różnorodne opinie, które można łączyć by budować całkiem nowe rozwiązania;
• prostota metody – design sprint to jeden z prostszych procesów, który jest doskonale opisany;
• zorientowanie na użyteczność i odbiorcę – to jeden z procesów w którym najważniejszy staje się odbiorca. On właśnie decyduje o zakupie projektowanego produktu czy rozwiązania. Dlatego od samego początku na każdym etapie naszych działań jest w centrum zainteresowania, co zwiększa szansę na sukces.

Kiedy warto stosować metodykę Design Sprint?

W design sprincie ukryty jest ogromny potencjał weryfikowania wszelkich pomysłów oraz tworzenia zupełnie nowych, świeżych usług. Jeżeli proces zostanie przeprowadzony odpowiednio już na początku tworzenia projektu można zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy. Taka metoda sprawdzi się zwłaszcza wtedy, kiedy otworzyliśmy startup i jesteśmy na początku naszej działalności. Dzięki temu wyeliminujemy niepotrzebne/niechciane przez odbiorców usługi i produkty, nie narażając się w ten sposób na straty związane z kosztem ich wytworzenia.

Metoda ta przydaje się także w celu modernizacji danego produktu, jeżeli jest on na rynku od stosunkowo niedawna. Oczywiście znajdzie swojej zastosowanie także wtedy, kiedy chcemy ulepszyć produkt od dłuższego czasu istniejący już na rynku. Czasami niewielkie zmiany mogą przynieść niesamowite skutki i duże zyski.

Kiedy nie warto stosować metodyki Design Sprintu?

Metodyki Design Sprintu nie należy stosować wówczas, kiedy nie mamy wystarczająco dużej ilości danych na temat danego produktu. W takiej sytuacji proces należy odłożyć na później, kiedy skompletujemy większą ilość informacji, co uprawni nasze podejście w przyszłości.

Design Sprint nie sprawdzi się także wtedy, gdy jesteśmy już na etapie wdrażania, a do finalizacji projektu zostało nam tylko kilka dni. Opracowanie Design Sprint może w tym przypadku pochłonąć sporo czasu, co sprawi, że harmonogram się zmieni, a prace jeszcze bardziej się wydłużą. Metodyka ta nie sprawdzi się także wtedy, kiedy projekt został dokładnie zdefiniowany (np. kiedy projekt tworzony jest w oparciu o ścisłe wymogi prawne). W tym przypadku dodatkowe działania związane z procesem Design Sprintu mogą niepotrzebnie zabrać czas i zostać najzwyczajniej w świecie niewykorzystane.

Więcej informacji na temat Design Sprint można znaleźć w serwisie GV: https://www.gv.com/sprint/